BÀI 9
VIẾT BIÊN BẢN MỘT CUỘC HỌP, CUỘC THẢO LUẬN
Văn bản thông tin có nhiều loại, trong đó có văn bản nhật dụng. Biên bản là một loại của văn bản nhật dụng, dùng để ghi chép về một cuộc họp, cuộc thảo luận hay một vụ việc, giúp ta nắm bắt được đầy đủ, chính xác nội dung sự việc đã diễn ra. Nó được lưu lại như một hồ sơ, lúc cần được đưa ra như bằng chứng để đánh giá một vụ việc, vấn đề nào đó. Biên bản đòi hỏi được viết đúng thể thức, theo một quy cách riêng.
Thể thức của biên bản thông thường:
- Đầu biên bản, phía bên phải ghi quốc hiệu và tiêu ngữ; phía bên trái ghi tên cơ quan chức năng có nhiệm vụ tổ chức cuộc họp, cuộc thảo luận hay xử lí vụ việc.
- Dưới từ “Biên bản”, ghi khái quát vấn đề mà cuộc họp, cuộc thảo luận cần giải quyết hay nội dung của vụ việc cần xử lí, làm thành tên gọi của biên bản.
- Ghi thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp, cuộc thảo luận, xử lí vụ việc,…
- Ghi thành phần tham dự và tên người chủ trì, người thư kí.
- Ghi diễn biến của cuộc họp, cuộc thảo luận hay cuộc xử lí vụ việc với các nội dung cụ thể, theo đúng thực tế đã diễn ra (bao gồm các ý kiến tường trình, phát biểu và kết luận).
- Ghi thời gian kết thúc cuộc họp, cuộc thảo luận hay cuộc xử lí vụ việc.
- Người chủ trì và thư kí (tuỳ trường hợp, có thể thêm người làm chứng) kí tên.
Phân tích biên bản tham khảo
|
TRƯỜNG THCS P.H.C LỚP 6C |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
BIÊN BẢN
Bàn về kế hoạch tổ chức hoạt động hưởng ứng “Ngày Chủ nhật xanh”
Thời gian: bắt đầu từ lúc 11 h ngày 13 tháng 02 năm 2019.
Địa điểm: phòng học lớp 6C.
Thành phần tham dự: toàn thể học sinh lớp 6C. Vắng: 01 (bạn Trần Văn Th., có lí do).
Chủ trì: lớp trưởng Lê Tiến H.
Thư kí: Nguyễn Thị Thanh T.
Nội dung: bàn kế hoạch tổ chức hoạt động “Ngày Chủ nhật xanh” do nhà trường phát động, diễn ra vào ngày 17 tháng 02 năm 2019.
1. Lớp trưởng trình bày ý nghĩa của “Ngày Chủ nhật xanh” và nội dung hoạt động hưởng ứng “Ngày Chủ nhật xanh” theo sự phân công của trường.
2. Bố trí công việc:
a. Làm băng rôn, căng ở vị trí quy định: tổ 1 (hoàn thành vào chiều thứ Bảy).
b. Chuẩn bị loa đài: bạn N. (tham gia cùng các bạn lớp 6A, hoàn thành vào chiều thứ Bảy).
c. Tham gia soạn nội dung phát thanh: bạn L. (tập đọc vào chiều thứ Bảy).
d. Chuẩn bị dụng cụ lao động: các tổ nắm công việc được giao và phân công dụng cụ phù hợp:
– Tổ 1: tham gia quét dọn phòng học và không gian trong trường.
– Tổ 2: tham gia tưới và xén tỉa cây cảnh ở vườn hoa trong trường.
– Tổ 3: tham gia khơi thông cống rãnh xung quanh trường.
– Tổ 4: tham gia làm vệ sinh các công trình công cộng gần trường (phòng truyền thống xã, đài tưởng niệm).
e. Bộ phận kiểm tra công việc: lớp trưởng, lớp phó phụ trách lao động.
3. Thảo luận về kế hoạch:
– Ý kiến 1: đề nghị tiến hành hoạt động sớm, lúc 6h30.
– Ý kiến 2: đề nghị điều chỉnh phân công công việc cho một số bạn.
– Ý kiến 3: đề nghị chọn người chụp ảnh làm tư liệu (sau này sẽ đưa vào tập san).
4. Kết luận: Lớp trưởng tóm tắt những nội dung chính đã được thống nhất.
Cuộc họp kết thúc vào hồi 11 h30, ngày 13 tháng 02 năm 2019.
|
THƯ KÍ (Đã kí) Nguyễn Thị Thanh T. |
CHỦ TRÌ LỚP TRƯỞNG (Đã kí) Lê Tiến H. |
Phân tích:
- Nêu nhận xét chung về việc tuân thủ thể thức biên bản trong văn bản trên.
- Vì sao biên bản phải có tên gọi và phải ghi đủ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, người chủ trì, người thư kí?
- Khi làm biên bản, nội dung nào cần được ghi chi tiết, cụ thể hơn cả?
- Vì sao cuối biên bản phải có chữ kí của người chủ trì, người thư kí?
- Ngôn ngữ của biên bản có đặc điểm gì dễ nhận biết?
Thực hành viết biên bản
1. TRƯỚC KHI VIẾT
– Hình dung lại các cuộc họp, thảo luận cần được ghi biên bản (cuộc họp bàn kế hoạch tổ chức một hoạt động; cuộc họp kiểm điểm tình hình thực hiện một dự án chung của lớp;…).
– Xác định tên gọi của biên bản, đồng nghĩa với việc lựa chọn nội dung cho biên bản sắp viết.
2. VIẾT BIÊN BẢN
– Viết phần mở đầu theo đúng thể thức.
– Viết phần chính của biên bản dựa theo trình tự hợp lí cần có trong cuộc họp, thảo luận với những nội dung cụ thể (có đánh số rõ ràng).
– Viết chi tiết về những nội dung quan trọng của cuộc họp, thảo luận như kế hoạch triển khai, giải pháp dự kiến, phân công công việc,…
– Thuật lại đầy đủ các ý kiến đi vào trọng tâm của buổi họp, thảo luận, nhất là những ý kiến có giá trị.
– Viết đầy đủ nội dung kết luận của người chủ trì.
– Ghi thời gian kết thúc cuộc họp, thảo luận và viết đầy đủ họ tên của người có trách nhiệm kí vào biên bản.
3. CHỈNH SỬA BIÊN BẢN
Dựa vào phần Thể thức của biên bản thông thường để tự kiểm tra và chỉnh sửa:
– Xem xét lại sự phù hợp giữa nội dung biên bản và tên biên bản.
– Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của việc ghi chép những vấn đề quan trọng nhất được bàn bạc, triển khai trong cuộc họp, cuộc thảo luận.
– Lược bỏ những ghi chép về các chi tiết không liên quan tới vấn đề chính của cuộc họp, cuộc thảo luận.
– Sửa lại ngôn ngữ diễn đạt nhằm bảo đảm sự chính xác và tính khách quan.
>> Xem thêm: Bài Thơ Trái Đất – Bài 9 – Ngữ Văn 6 bộ Kết nối tri thức
Comments mới nhất